Équipes

Équipes se trouve dans le groupe Espaces de travail de la page des paramètres. Une équipe est un sous-groupe nommé de membres au sein de l’espace de travail actif (par exemple « Design », « Marketing », « Direction »). L’objectif principal des équipes est d’ouvrir un dossier à un groupe plutôt qu’à des personnes individuelles.

Ce qu’il fait et pourquoi il existe

Les équipes vous permettent de gérer l’accès groupe par groupe plutôt que personne par personne. Les avantages :

• Accorder l’accès à un dossier à un groupe : dans le paramètre accès au dossier sous Mes fichiers, vous limitez un dossier à « Équipes spécifiques » ; seuls les membres des équipes que vous sélectionnez (et le propriétaire de l’espace de travail) peuvent voir ce dossier. Ainsi, vous n’ouvrez du contenu sensible ou propre à un département qu’à l’équipe concernée.
• Réutilisable et cohérent : vous pouvez sélectionner la même équipe comme cible pour de nombreux dossiers. À mesure que l’équipe évolue, au lieu de corriger l’accès dans chaque dossier un par un, vous ajoutez ou supprimez la personne de l’équipe concernée ; l’accès à tous les dossiers liés à cette équipe se met à jour automatiquement.
• S’adapte à l’échelle : même avec des dizaines de personnes et de dossiers, l’accès reste gérable avec quelques groupes significatifs ; vous n’avez pas à ouvrir les dossiers un par un pour chaque nouvel arrivant.

En bref, les équipes servent à gérer la question « qui peut voir quoi » de façon organisée et durable.

Équipes vs. rôles

Ce sont deux concepts distincts qui se complètent :

• Le rôle (propriétaire / éditeur / observateur) détermine ce qu’une personne peut faire : consulter seulement, ou modifier.
• Une équipe détermine quels dossiers une personne peut voir.

Les deux fonctionnent ensemble. Par exemple, un éditeur a des droits d’édition mais ne peut voir et modifier que les dossiers ouverts aux équipes auxquelles il appartient (ou qui sont ouverts à tout le monde) ; il ne peut pas accéder à un dossier qui lui est masqué.

Comment l’ouvrir

En haut à droite avatar → Paramètres du compte (Paramètres) → dans le menu de gauche Espaces de travail → Équipes.

Portée de l’espace de travail

Les équipes sont spécifiques à l’espace de travail ; les équipes listées appartiennent à l’espace de travail actuellement sélectionné. À l’aide du sélecteur d’espace de travail en haut de la page, vous pouvez basculer vers un autre espace de travail et gérer ses équipes. Dans votre espace de travail personnel (puisqu’il est à personne unique), les équipes ne sont généralement pas nécessaires.

Ce que vous pouvez faire

La gestion des équipes n’est disponible que pour le propriétaire (voir la section Qui gère ci-dessous) :

• Créer une équipe : saisissez un nom (par exemple « Design ») et appuyez sur Créer l’équipe.
• Renommer : changez le nom d’une équipe existante.
• Supprimer : supprimez une équipe. Important : supprimer une équipe retire aussi l’accès aux dossiers accordé à cette équipe (ces dossiers ne seront alors visibles que selon leur propre portée).
• Ajouter / supprimer des membres : ouvrez une équipe avec Gérer les membres ; cochez les cases à côté des membres de l’espace de travail pour les ajouter ou les retirer de l’équipe. Une personne peut être dans plusieurs équipes à la fois.

Qui gère

• Propriétaire : crée, nomme, supprime des équipes et modifie leurs membres.
• Éditeur / Observateur : peut voir les équipes et leurs membres mais ne peut pas les modifier. Un non-propriétaire voit la note « Seul le propriétaire de l’espace de travail peut créer et gérer les équipes ; vous avez un accès en consultation seule à cet espace de travail » sur cette page.

Utiliser les équipes pour l’accès aux dossiers

1. Sur cette page, créez une équipe et ajoutez ses membres.
2. Dans Mes fichiers, cliquez sur le bouton d’accès (cadenas) d’un dossier de premier niveau.
3. Définissez la portée sur « Équipes spécifiques » et sélectionnez les équipes auxquelles vous voulez ouvrir le dossier.

Détails : Mes fichiers → Définir l’accès aux dossiers.