Teams

Teams staat in de groep Werkruimtes van de instellingenpagina. Een team is een benoemde subgroep van leden binnen de actieve werkruimte (bijvoorbeeld “Design”, “Marketing”, “Management”). Het belangrijkste doel van teams is om een map open te stellen voor een groep in plaats van voor individuele mensen.

Wat het doet en waarom het bestaat

Met teams beheer je toegang groep voor groep in plaats van persoon voor persoon. De voordelen:

• Maptoegang aan een groep verlenen: in de maptoegang-instelling onder Mijn bestanden beperk je een map tot “Specifieke teams”; alleen de leden van de teams die je selecteert (en de eigenaar van de werkruimte) kunnen die map zien. Zo stel je gevoelige of afdelingsspecifieke inhoud alleen open voor het relevante team.
• Herbruikbaar en consistent: je kunt hetzelfde team als doel selecteren voor veel mappen. Wanneer het team verandert, voeg je in plaats van de toegang in elke map één voor één te corrigeren, de persoon toe aan of verwijder je hem uit het relevante team; de toegang tot alle mappen die aan dat team zijn gekoppeld, wordt automatisch bijgewerkt.
• Schaalt: zelfs met tientallen mensen en mappen blijft de toegang beheersbaar met een paar betekenisvolle groepen; je hoeft niet voor elke nieuwe medewerker de mappen één voor één open te stellen.

Kortom, teams zijn bedoeld om de vraag “wie kan wat zien” op een georganiseerde, duurzame manier te beheren.

Teams versus rollen

Dit zijn twee afzonderlijke concepten die elkaar aanvullen:

• Rol (eigenaar / editor / kijker) bepaalt wat een persoon kan doen: alleen bekijken, of bewerken.
• Een team bepaalt welke mappen een persoon kan zien.

De twee werken samen. Een editor heeft bijvoorbeeld bewerkingsrechten, maar kan alleen mappen zien en bewerken die opengesteld zijn voor teams waartoe hij behoort (of die voor iedereen open zijn); hij heeft geen toegang tot een map die voor hem verborgen is.

Hoe je het opent

Rechtsboven avatar → Accountinstellingen (Instellingen) → in het linkermenu Werkruimtes → Teams.

Werkruimtebereik

Teams zijn werkruimtespecifiek; de weergegeven teams behoren tot de momenteel geselecteerde werkruimte. Met de werkruimtewisselaar bovenaan de pagina kun je naar een andere werkruimte overschakelen en de teams ervan beheren. In je persoonlijke Mijn werkruimte (aangezien die uit één persoon bestaat) zijn teams over het algemeen niet nodig.

Wat je kunt doen

Teambeheer is alleen beschikbaar voor de eigenaar (zie de sectie Wie beheert hieronder):

• Team maken: typ een naam (bijv. “Design”) en druk op Team maken.
• Hernoemen: wijzig de naam van een bestaand team.
• Verwijderen: verwijder een team. Belangrijk: het verwijderen van een team verwijdert ook de maptoegang die aan dat team is verleend (die mappen zijn dan alleen nog zichtbaar volgens hun eigen bereik).
• Leden toevoegen / verwijderen: open een team met Leden beheren; vink de vakjes naast werkruimteleden aan om ze aan het team toe te voegen of eruit te verwijderen. Een persoon kan in meerdere teams tegelijk zitten.

Wie beheert

• Eigenaar: maakt, benoemt en verwijdert teams en bewerkt de leden ervan.
• Editor / Kijker: kan teams en hun leden zien maar niet wijzigen. Een niet-eigenaar ziet op deze pagina de melding “Alleen de eigenaar van de werkruimte kan teams maken en beheren; je hebt alleen-leestoegang tot deze werkruimte”.

Teams gebruiken voor maptoegang

1. Op deze pagina, maak een team en voeg de leden ervan toe.
2. Klik in Mijn bestanden op de toegangsknop (slot) van een map op hoofdniveau.
3. Stel het bereik in op “Specifieke teams” en selecteer de teams waarvoor je de map wilt openstellen.

Details: Mijn bestanden → Maptoegang instellen.